Как не тратить время впустую? Советы, которые работают

Как не тратить время впустую? Эксперты утверждают, если у вас нет времени даже на что-то важное, возможно, оно является не таким уж и значимым для вас. В поиске свободного времени вы должны задать себе вопрос о приоритетах.

Как не тратить время впустую? 

Большая часть из нас делает ежедневно тысячу срочных дел, которые на самом деле не так уж и важны. У других есть проблемы с планированием и ежедневной дисциплиной. Есть среди нас и те, кто вообще не задумывался о том, что на самом деле для нас важно, а ведь это ключевой вопрос в организации дня.

Вам нужно ответить себе на вопрос: чем я занята? Эта вещь стоит или нет моего времени? Самое главное - это определить для себя, что мы хотим иметь свободное время. Потому что это лучшая мотивация для его поиска. Вашими приоритетами могут быть, например, проведение времени с семьёй, большее количество движения и т.д. Однако, сначала нужно проанализировать, на что вы тратите время каждый день. После работы вы ходите по магазинам, занимаетесь стиркой, бесконечно развешиваете шорты и носки, готовите еду, пылесосите... Если ваш день выглядит так же, то вы не сможете записаться на регулярные занятия спортом, в вашем плане слишком много переменных: посещения врачей с ребёнком, школьные собрания, ненормированный рабочий график, обучение. Вы понимаете, что хорошо было бы поездить на велосипеде и побегать, только вот когда? Этим мы займёмся позже, для начала найдём время.

Список вещей для неделания

Каждые сутки дарят вам 1440 бесплатных минут, и неиспользованные, увы, не переходят на следующий день. Узнайте, куда они деваются. Когда вы выясните, на что тратите своё время, составьте список вещей, которые не будете делать.

Для начала хорошо было бы в течение недели понаблюдать за фактическим графиком дня. В этом могут помочь различные приложения на смартфоне, например, Time Sheet. Каждые 15 минут раздаётся сигнал, и мы отмечаем, чем занимались это время.

По результатам такого эксперимента, проводимого в одной из компаний, продавцы с удивлением обнаружили, что посвящают непосредственно продажам только 20% дня, хотя им казалось, что на это тратится как минимум треть времени пребывания в офисе. Они думали, что проверяют сообщения в почте всего лишь несколько минут, а это заняло несколько процентов рабочего времени. То же самое и в других профессиях. Поэтому, если нет острой необходимости, проверяйте почту два раза в день, не тратьте время на переключение между задачами. Для сравнения: проверка почты каждые полчаса оборачивается почти полутора часами в день, потраченными на чтение, ответы, изучение информации. А кроме почты наверняка есть ещё несколько порталов, на которые вы обязательно заглянете. К этому также следует прибавить время, которое вы тратите на концентрацию, нужную, чтобы вернуться к ранее выполняемой задаче.

Исследования Microsoft показывают, что каждый пятый европеец использует интернет более трёх часов в день. Ещё больше мы теряем на телевидении. По данным компании Nielsen Audience Measurement, это в среднем четыре часа в день. К ним наверняка ещё следует прибавить время, проведённое в машине между домом, школой и работой, на что ежедневно тратится около полутора часов.

Как может выглядеть ваш список вещей для неделания? Комментирование и одобрение постов в соцсетях, навязчивая проверка электронной почты. То, что казалось недостижимым, начинает обретать реальные очертания: ещё не известно как, но уже известно, что возможно. Таким образом вы получаете целый 1 час в день. А сейчас узнайте, на что можно его потратить.

Метод генерала

Самое главное, чтобы важным было действительно самое важное. Фраза, которая звучит как полная тавтология, на самом деле является одним из основных принципов Стивена Кови. Чтобы найти что-то важное и отсеять то, что только засоряет график, он использовал стратегию, которую в своё время применял Дуайт Эйзенхауэр, американский генерал, а впоследствии президент.

Матрица Эйзенхауэра - это отправная точка для большинства тренеров, занимающихся так называемым управлением собой во времени. Они делят все дела на 4 категории. Первые из них - это вещи важные и срочные (кризисная ситуация), затем важные и не срочные (планирование, поиск новых решений, отдых), не важные и срочные (тривиальные, но срочные, например, оплата счетов за телефонные разговоры) и не важные и не срочные (так называемые воры времени: телевидение, интернет, игры, бессмысленная переписка и т.п.)

Вот этих самых воров времени нужно устранить или ограничить. Вопросы не важные и срочные - делегировать. Большинство из нас не находит времени для второй категории - важных и не срочных. А ведь здесь предусмотрен отдых, планирование, обдумывание стратегии, забота о себе. Постарайтесь каждый день выделять на всё это хотя бы час. Это время называется у тренеров «часом силы», поскольку позволяет защититься от стрессов и сэкономить время в будущем. Дела важные и не срочные - это как лечение зуба: может, и не нужно рассматривать их немедленно, но если их игнорировать, то они в ближайшее время окажутся в категории важных и срочных, поскольку превратятся в кризис. Тогда заниматься ими будет мероприятием трудоёмким и дорогостоящим.

Важным и не срочным является также время для семьи. Как заставить себя планировать совместные выходные? Попробуйте призвать на помощь стеклянные шарики. Легко посчитать, что человек, который живёт 75 лет, переживает 3900 суббот. Если вам 45 лет и вы доживёте до 75, вам осталось около 1500 суббот. Купите много шариков и насыпьте их в сосуд, каждую субботу бросайте 1 в мусорку. Многие специалисты считают, что не знают лучшего способа представить себе, что наше время действительно серьёзно сокращается.

5 вещей, от которых стоит отказаться

1. Если можете, отключите уведомления о новых сообщениях. Ощущение переутомления часто возникает из-за выполнения тривиальных действий, связанных, главным образом, с новыми технологиями. Всё начинается с нервного утра: ещё до того, как заняться работой, входящие напоминают о первых пропущенных сообщениях, а корпоративный чат даёт подсказку, что кто-то уже ждёт ответа.
2. Избегайте информационной перегрузки. Если есть возможность, поручайте поиск документов другим. Исследования, проведённые Fonality, показывают, что в день мы теряем около 60 минут на поиск отчётов, документов и т.п. Многократное чтение писем отнимает 39 минут. Чем выше наши профессиональные позиции, тем хуже. Исследования, проведённые в 17 корпорациях, показали, что сотрудники топ-менеджмента получают до 30 тысяч писем в год. А это значит, что для того, чтобы ответить на всё, они должны потратить на неделе целый день.
3. Не ходите на встречи, собрания, когда это не нужно. На непродуктивные встречи мы теряем в среднем 33 минуты, а это 16 часов в месяц. На чисто формальных встречах тратится впустую в среднем 15% времени.
4. Не включайте дома телевизор по привычке, только чтобы что-то работало. Введите в привычку смотреть конкретные телепрограммы и выключайте, когда они закончатся.
5. Не ешьте перед телевизором или перед компьютером. Выяснилось, что этот тип мультимедийных развлечений производит двойной негативный эффект: увеличивает время, проведённое перед экраном, и способствует перееданию.